Pioneira na utilização de computadores em escritórios contábeis no Brasil, a empresa aposta na digitalização de documentos para ampliar mercado e fidelizar clientes

O cenário é de um ambiente moderno, com sala de recepção, reunião, troféus e prêmios pelas paredes e jardim interno. A decoração traz cores vivas, quadros, flores, sofás e pufs. O que pode parecer uma agência de marketing, trata-se, na verdade, da Contábil Sumaré, um dos escritórios de contabilidade mais antigos da zona oeste de São Paulo.

Fundada em 1956 por Júlio Rodrigues Boffelin, a empresa, que segue uma gestão familiar, investe em novas tecnologias para aumentar a qualidade na prestação de serviços. Recentemente, a empresa contratou os serviços de digitalização de documentos da Acesso Digital, empresa fornecedora da solução denominada SAFE-DOC, para reduzir o consumo e impressão de papel e organizar a estrutura documental dos clientes.

O processo de implementação do SAFE-DOC na Contábil Sumaré teve início em maio de 2009, período de start do projeto piloto. A adaptação ao novo sistema mobilizou todos os funcionários. Rogerio Rodrigues, sócio-diretor da Contábil Sumaré afirma que o principal desafio na época foi abandonar a cultura do papel, que precisou ser encarada de forma positiva para facilitar todo andamento do trabalho.

Foi com esta visão que Frederic Costanzo Faig, responsável pelo departamento de documentação da Contábil Sumaré, se interessou por operar a solução. “Havia a necessidade de gerenciar eletronicamente os documentos dos clientes e lhes dar suporte para acessá-los. Eu fiz faculdade de Ciências da Computação, então passei a aprender sobre a solução, e tornei-me o encarregado pela área”, revela.

Para aprimorar o atendimento ao cliente, a Contábil Sumaré lançou também um kit SAFE-DOC, para facilitar o entendimento da nova solução por parte dos clientes. O material é formado por cartas semelhantes ao baralho que marcam os principais impostos e o prazo para o pagamento. “Assim, até os clientes mais conservadores não perdem os prazos das contas”, afirma Rogerio Rodrigues.

Além do kit, a empresa possui um passo a passo para o cliente utilizar o SAFE-DOC no site www.contabilsumare.com.br. O kit SAFE-DOC e o material do site (passo a passo) foram elaborados pela empresa HR Design, onde desenvolveu layouts personalizados para a Contábil Sumaré, além de todo o site da empresa.

Frederic (veja fotos abaixo), o Fred da Contábil Sumaré deu uma palestra para os empresários contábeis na sede da Acesso Digital no mês de maio, onde explanou sobre a implantação do SAFE-DOC na Contábil Sumaré.



A Contábil Sumaré foi considerada pela Acesso Digital, o escritório modelo de implantação do sistema SAFE-DOC. Conforme Rogerio Rodrigues: " Ficamos orgulhosos de ser referência na implantação do sistema. A migração do processo em papel para a cultura digital já alcançou mais de 70% dos 350 clientes atendidos pela Contábil Sumaré e continuará avançando."

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